Einfach von Excel nach SAP buchen
… und Ihr Excel-Blatt wird zum SAP Buchungsbeleg.
Seit über 10 Jahren am Markt
Bei über 50 Kunden weltweit im Einsatz
Von Buchhaltern für Buchhalter
Buchungsbelege in SAP erfassen – kinderleicht
xls2erp macht jedes Excel-Blatt zu einer SAP Buchungsmaske. Denn wir finden: Doppelte Buchhaltung soll nicht heissen, dass Sie jeden Beleg doppelt erfassen müssen.
Sie kennen das: Ihre Mitarbeiter erfassen Reise- und andere Spesen in Excel-Tabellen. Erst danach ist die Buchhaltung an der Reihe. Sie muss sämtliche Daten prüfen und in Handarbeit ins SAP-System übertragen. Alle Daten werden also mindestens zweimal bearbeitet. Auch die Werte in Abgrenzungsbelegen für Mieten, Versicherungen, Verrechnungen, Royalty- und «Management Fee»-Abrechnungen usw. werden häufig in Excel berechnet und dann manuell in SAP gebucht. Das Ganze geht viel einfacher. Mit xls2erp, dem Add-in für Excel, das Daten aus einem beliebigen Excel-Blatt in Ihr SAP-System überführt. Kinderleicht und auf Knopfdruck. Erfassen Sie Daten nur noch einmal. Gönnen Sie sich und Ihrer Buchhaltung xls2erp.
Jede Zahl wird einmal erfasst – nur einmal
xls2erp macht jedes Excel-Blatt zu einer SAP Buchungsmaske. Denn wir finden:
Doppelte Buchhaltung soll nicht heissen, dass Sie jeden Beleg doppelt erfassen müssen.
Am Beispiel einer Spesenabrechnung gestaltet sich das so: In einem ersten Schritt erfasst der Mitarbeiter seine Spesen in Excel. In vertrauten Tabellen, mit bekannten Formeln, Layout und Formularen, in Ihrem Corporate Design, mit Ihren Feldern und Angaben. Sie können dazu auch Ihre bestehenden Excel-Dateien verwenden. Es bleibt also alles genau so, wie Sie es gewohnt sind – und exakt so, wie Sie es benötigen. Zum Eingeben benötigt der Mitarbeiter weder eine SAP-Verbindung, noch eine SAP-Lizenz.
Sind die Angaben erfasst, schickt der Mitarbeiter die Excel-Tabelle mit allen Anhängen, wie z.B. gescannten Originalbelegen, an die Buchhaltung. Im nächsten Schritt kontrolliert die Buchhaltung wie gewohnt die Abrechnung, um sie dann mit einfachem Knopfdruck ins SAP-System einzubuchen. Die Anhänge können gleich mit hochgeladen werden. Fertig. Alle Angaben sind korrekt verbucht. Fehler durch das erneute manuelle Erfassen von Beträgen sind Vergangenheit. Die Beilagen lassen sich direkt mit jedem Buchungsbeleg in SAP verknüpfen. So bleibt die Berechnung der Zahlen jederzeit nachvollziehbar, und Sie können sich die Originalbelege direkt aus SAP heraus anzeigen lassen.
Vorteile
Einfach für den Benutzer
- Gewohnte Excel Umgebung
- Alle Excel Funktionen nutzbar (Formeln, Makros, etc.)
- Vorhandene Formulare und Layouts können weiterverwendet werden
Schnell in der Einführung
- Mit Standardkenntnissen von Excel können umfangreiche Schnittstellenanpassungen durchgeführt werden
- Ohne knappe und teure IT-Ressourcen
- Nutzung bereits nach einem Schulungstag
Sicher
- Keine Übertragungsfehler, keine Tippfehler
- Jede Ursprungsdatei kann automatisch ins System hochgeladen werden
- Nachvollziehbar und einfach für Revision und Controlling
- Die Standard-Berechtigungsprüfung
- Von SAP gewährleistet, dass nur buchen kann, wer auch buchen darf.
Spart viel Zeit
- Kein mühsames Abtippen
- Jede Buchung muss nur einmal erfasst werden
- Eintönige und fehleranfällige Arbeit fällt weg
- In aktuellen Projekten sparen Firmen ca. 25% Arbeitszeit
xls2erp – kinderleicht und vielseitig
Nie waren Buchungsbelege in SAP übersichtlicher, leichter zu bedienen und trotzdem so leistungsfähig.
Das xls2erp Add-in präsentiert sich mit einem eigenen Menüband (Ribbon). Die Funktionen sind übersichtlich angeordnet und einfach zugänglich.
Neben den Kernfunktionen der Verbuchung stehen weitere Hilfsmittel zur Verfügung, die den Arbeitsalltag erleichtern, wie Download von Stammdaten (Kontenplan, Kreditoren usw.) ins Excel.
Die Funktion xls2sap()
Mit dieser Funktion wird jedes Excel-Sheet zum Buchungsbeleg. Auf Knopfdruck werden die Formeln ausgelesen und ein Buchungsbeleg daraus erstellt.
Verbuchen auf Knopfdruck
Ein Klick auf den Knopf «Verbuchen» und der soeben erstellte Beleg wird nach Durchführung der SAP Standard-Prüfungen gebucht. Fehler werden in ein eigenes Log-Arbeitsblatt geschrieben.
Anwendungsmöglichkeiten
SAP wird so einfach wie Excel – wo und wann Sie wollen
xls2erp erlaubt es, jedes erdenkliche Szenario abzubilden. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt: Jede Zahl, die Sie in Excel berechnen, lässt sich in SAP verbuchen. Die Formeln von xls2erp setzen Sie nach Wunsch an einer beliebigen Stelle in einer neuen oder bestehenden Excel-Tabelle ein. Ganz ohne Makros, ganz ohne Programmierung.
xls2erp macht jede Aufgabe kinderleicht:
- Spesenerfassung Mitarbeiter erfassen ihre eigenen Spesen
- selbst in einem Excel-Formular – etwa Reisespesen, Telefonkosten und mehr
- Buchungen in Sach-, Kreditoren- und Debitorenkonten werden unterstützt
- Kreditkartenabrechnungen
- Abgrenzungsbelege erstellen
- Forderungen zwischen Gruppengesellschaften verrechnen
- «Management Fees» z.B. basierend auf dem Umsatz verrechnen
- Kostenverrechnungen auf verschiedene Konti, Abteilungen und/oder Kostenträger vornehmen
- Kontensalden und Einzelkonti auslesen (auch mit fortlaufendem Saldo)
- Kontoauszüge aus SAP zur Weiterverarbeitung in Excel übernehmen (z.B. zur Abstimmung oder Erstellung von Grafiken)
- Reports für jeden gewünschten Zeitraum erstellen
Alle diese Szenarien lassen sich mit Standard- Excel-Kenntnissen, ganz ohne Programmierung abbilden. Wenn Sie sich darüber hinaus mit Excel-Makros auskennen, eröffnen sich noch viel mehr Möglichkeiten.
Reisespesen
Reisespesen ganz einfach – der Mitarbeiter trägt seine Zahlen in ein Excel-Formular ein.
Die Buchhaltung prüft und verbucht auf Knopfdruck.
Beleg zur Aufteilung von IT-Kosten
Verteilungen mittels Formeln «modellieren» und dann auf Knopfdruck den Verbuchungsbeleg erstellen.
Belegvorlagen
Frei gestaltbare Buchungsvorlagen sind übersichtlich in einem Verzeichnis abrufbar.
Von Buchhaltern für Buchhalter
xls2erp wurde aus der Praxis von Buchhaltern für Buchhalter entwickelt. Weil die Buchhaltung diese verblüffend einfache Lösung selbst auf ihre Bedürfnisse abstimmen kann, wird Ihre IT-Abteilung nur minimal beansprucht.
In rund einem Tag schulen wir Ihre Mitarbeiter. Diese können anschliessend xls2erp produktiv in ihrem Alltag anwenden. xls2erp reduziert den Zeitaufwand für monotone und fehleranfällige Arbeiten gegenüber dem herkömmlichen Erfassen von Buchungsbelegen erheblich. In aktuellen Projekten sparen Firmen bis zu 25 Prozent Arbeitszeit.
Was brauche ich für xls2erp?
Voraussetzungen für den Einsatz von xls2erp
- Microsoft .net Framework 4.0
- SAPGUI in einer aktuellen Version oder auch nur SAP RFC-DLL
- Microsoft Excel ab Version 2007
- Windows ab Version 7 (32 Bit oder 64 Bit)
- RFC-Berechtigung in SAP
Unterschiedliche Installations-Szenarien
- Als lokale Installation (auch via Software-Verteilung)
- Installation auf Citrix oder Terminal-Server
- Anwendungsvirtualisierung (z.B. mit Microsoft App-V)
Installation und Schulung
Abhängig vom gewählten Szenario erfolgt die Installation direkt durch die Anwender oder zentral durch die IT-Abteilung. Für die Schulung hat sich ein Workshop von einem halben bis ganzen Tag bewährt. Dabei erstellen Sie auch gleich Ihre ersten eigenen Anwendungen. Nach bereits einem Tag können Sie xls2erp produktiv einsetzen. Bei Bedarf stehen wir Ihnen natürlich auch danach mit Rat und Tat zur Seite.